Se você é um profissional que utiliza um carro como parte da rotina de trabalho, os gastos relacionados à gasolina e outras despesas fazem parte da sua rotina. Por essa razão, calcular o valor do quilômetro rodado é importante para solicitar reembolso e garantir uma gestão financeira eficiente.
Como calcular o valor do quilômetro rodado para reembolso
Quais os custos envolvidos?
Para oferecer um reembolso com base na quilometragem percorrida, o gestor de uma empresa deve considerar os seguintes custos associados ao veículo:
- Combustível
- Manutenção;
- Limpeza;
- Depreciação;
- IPVA, seguro e licenciamento (taxas anuais).
É importante lembrar que apenas o combustível deve entrar no cálculo se o carro for da própria organização. Além disso, a despesa é uma compensação ao profissional e não pode fazer parte do salário fixo.
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Quais as variáveis?
Antes de começar, é importante ter em mãos informações como o modelo e o ano de fabricação para saber o seu consumo de combustível, valor dos impostos, custo de manutenção e depreciação.
Então, confira a lista abaixo das variáveis para o cálculo:
- Defina uma categoria padrão para o carro: um modelo padrão de categoria do veículo pode facilitar o cálculo do valor final das despesas, afinal carros de entrada, esportivos e de luxo podem ter critérios semelhantes de despesa com consumo de combustível, manutenção e impostos.
- Estabeleça uma média de km rodado: para fazer projeções futuras de gastos, é preciso saber quanto você consome por quilometragem em um determinado período do ano. Você pode definir um determinado valor por mês ou por ano e colocar como uma despesa fixa para a empresa.
Quais as despesas devem ser incluídas no cálculo?
1. Combustível
Ao definir a categoria de veículos da empresa, é possível estabelecer o consumo médio de combustível para cada padrão. Assim, basta pesquisar a média de consumo da categoria e o valor médio do combustível e dividir o preço pelo consumo.
Por exemplo, se a gasolina local custa R$ 6,00/L e o consumo médio do carro na cidade é de 10 km/L, você faz a conta 6 ÷ 10 (variável 0,6). Então, cada quilômetro rodado custa R$ 0,60 para a empresa.
Lembre-se de que o valor da gasolina e outros combustíveis é bastante volátil e deve ser atualizado com frequência.
2. Manutenção
O custo de manutenção de veículos depende do tempo de vida e de quando foi feita a última revisão pela concessionária, que costuma ocorrer a cada 10 mil km rodados ou seis meses de uso. Essa despesa pode ser dividida entre empresa e colaborador mediante acordo prévio.
3. Limpeza
É importante considerar o custo da limpeza de um carro. Para isso, é necessário entrar acordo entre empresa e funcionário para determinar quantas vezes o carro deve ser lavado por mês. O cálculo é feito pela divisão entre o valor da lavagem e o km rodado no período.
Logo, se a lavagem por mês custa o total de R$ 100,00 e o carro rodou 10 mil km, o custo da limpeza é de R$ 0,01 por quilômetro.
4. Depreciação
Calcular a depreciação do carro depende do acordo com a empresa para o período anual de renovação do veículo e a taxa percentual de desvalorização estabelecida pela Tabela Fipe.
Por exemplo, se o valor de um carro é de R$ 30 mil e sua taxa de depreciação é de 10%, após um ano, o mesmo carro deve sofrer uma desvalorização de R$ 3 mil reais. Logo, se o colaborador rodou 10 mil km, o custo da depreciação total é de R$ 0,3 por km.
5. IPVA, seguro e licenciamento
Se considerar o gasto fixo com impostos e seguro, deve dividir o custo pelo km rodado. Por exemplo, uma despesa anual de R$ 1 mil dividido por 10 mil km rodados, a despesa é de R$ 0,1 por km.
Como calcular o km para reembolso
O cálculo para saber quanto um colaborador gera de despesa por km rodado pode ser feito a partir da soma de todos os valores. Então, considerando que ele rodou 10 mil km no mês, o custo é:
| Despesas | Custos/mês |
| Combustível | R$ 0,6 x 10 mil. Total: R$ 6 mil |
| Manutenção | R$ 0,01 x 10 mil. Total: R$ 100 |
| Limpeza | R$ 0,01 x 10 mil. Total: R$ 100 |
| Depreciação | R$ 0,3 x 10 mil. Total: R$ 3 mil |
| IPVA, seguro e licenciamento | R$ 0,1 x 10 mil. Total: R$ 1 mil |
O valor para reembolso total neste exemplo é de R$ 10,2 mil.
Como montar uma planilha de custos
Para organizar as despesas e facilitar o cálculo de reembolso para quilômetros rodados, você pode montar uma planilha de custos a partir de modelos prontos para Excel. Depois, você deve inserir os valores mencionados acima e preencher com a quilometragem rodada.
Se quiser saber como aproveitar mais recursos, veja 15 dicas básicas para aprimorar suas planilhas.
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Fonte: Canaltech
